De voor- en nadelen van kantoorautomatisering

Kantoorautomatisering is een geschikte manier om de efficiëntie op kantoor te verbeteren. In sommige gevallen kan het zelfs leiden tot kostenbesparing. Er zijn veel oplossingen waarmee je het werk van je zelf en werknemers kunt vereenvoudigen. Door gebruik te maken van automatiseringsmiddelen kun je tijd besparen en je richten op andere taken die belangrijk zijn.

Soorten kantoorautomatisering

Enkele veelgebruikte oplossingen zijn: software voor documentbeheer, online vergadertools, en  software voor taakbeheer. Deze begrippen klinken misschien wat vaag, dus we beschrijven ze kort voor je:

Een onderdeel van automatisering is het verbeteren van documentenbeheer.  Door één systeem te gebruiken, is het makkelijker om alle kantoordocumenten op te slaan, te beheren en bij te houden. Zo zijn alle documenten netjes georganiseerd en kan iedere werknemer dus de documenten makkelijk terugvinden.

Online vergader tools zijn ook een uitkomst. Tijdens de coronapandemie mocht je niet bij elkaar komen. In zulke situaties is het handig als je eenvoudig online kunt vergaderen. Informeer iedereen op kantoor hoe de tool werkt, dan verloopt de online vergadering meteen soepel.

Nadelen

Kantoorautomatisering kan de nodige problemen opleveren. Hier volgen enkele veel voorkomende problemen met kantoorautomatisering en hoe deze op te lossen:

Moeilijk te gebruiken

Een van de grootste problemen met kantoorautomatisering is dat het moeilijk te gebruiken kan zijn. Dit kan ervoor zorgen dat werknemers negatief zijn over het nieuwe systeem.  Vaak krijgen werknemers niet genoeg training over het gebruik van tools. Bied dus tutorials en andere vormen van opleiding aan. Kijk niet vreemd op als niet iedereen het meteen snapt en geef je werknemers de tijd om aan het systeem te wennen

Beveiligingsrisico's

Hulpmiddelen kunnen een risico vormen als ze niet op de juiste manier worden gebruikt. Werknemers moeten zich bewust zijn van de gevaren van kantoorautomatisering en voorzorgsmaatregelen nemen om hun gegevens te beschermen.

Kosten

Kantoorautomatisering kan duur zijn, vooral als bedrijven meerdere kantoorautomatiseringsoplossingen kunnen kantoormanagers helpen dit obstakel te overwinnen door betaalbare prijsplannen aan te bieden.

Voordelen

Behalve nadelen zitten er ook behoorlijk wat voordelen aan kantoorautomatisering en werken in een cloud:

Kostenbesparing lange termijn

Doordat je met een kantoortool sneller werkt, kun je op lange termijn flink wat kosten besparen. De automatisering is een flinke investering, maar is zeker de moeite waard.

Meer veiligheid op lange termijn

Met een goed automatiseringsprogramma kun je gegevens beter beschermen.  Zulke beveiligingssystemen zijn niet altijd beschikbaar bij traditionele kantoortools.

Gemakkelijker werken in een cloud

Door als bedrijf één werkomgeving te gebruiken,  is het makkelijker om samen te werken. Dit kan leiden tot een hogere productiviteit en efficiëntie op kantoor. Door tools te gebruiken bespaar je veel tijd. Dingen die handmatig werden gedaan, doet het systeem nu. Dit kan leiden tot meer efficiëntie en productiviteit op kantoor.